ইমেইলে যেসব সাধারণ ভুল করেন বেশিরভাগ মানুষ

যদি আপনার সহকর্মী বা বসের সামনে কোনো বক্তৃতা দিতে হয় তাহলে কি আপনি জেনেশুনে ভুল শিরোনাম বেছে নিবেন? বাক্যে ভুল ব্যাকরণ ব্যবহার করবেন? এসব প্রশ্নের উত্তরে বলা যায় যে, আপনি এই কাজগুলো কখনোই করবেন না। তবে প্রায় এক অর্থ বহনকারী ইমেইলে আপনি অহরহ এমন ভুল করে থাকেন। ইমেইলে সাধারণ এমন কিছু ভুলের কারণে তাদের কাছে আপনার গুরুত্ব কমে যেতে পারে। চলুন জেনে নিই বেশিরভাগ মানুষ ইমেইলে যে সাধারণ ভুলগুলো করে থাকে।

যথোপযুক্ত বিষয়

কাউকে ইমেইল পাঠানোর আগে একটি যুক্তিযুক্ত বিষয় ঠিক করুন। কারণ বিষয় একটি পেশাদার ইমেইলের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ। আপনি বিষয় ঠিকমতো না লিখলে ভিতরে যতই ভালো বর্ণনা করুন না কেন তার ভালো উত্তর নাও পেতে পারেন। ইমেইলের বিষয়টি সর্বদা সংক্ষিপ্ত (৪-৭ শব্দ) আকারে বর্ণনা করুন। এটি মেইলের সম্পর্কে প্রেরককে ভালো ধারণা দেবে।

স্পষ্ট পয়েন্ট না থাকা

আপনি কেন এমন একটি অর্থহীন বার্তা প্রেরণ করবেন যা শেষ পর্যন্ত আপনার এবং আপনার প্রাপকের উভয়ই সময় নষ্ট করবে? আপনি ইমেইল প্রেরণের আগে পাঠককে আপনার মেইল থেকে কী জানাতে চান তা স্পষ্ট করুন। ইমেইলের কী কী গুরুত্বপূর্ণ বিষয় রয়েছে তা প্রথম তিন বাক্যে স্পষ্ট করুন।

অভিবাদন এড়ানো

আপনি যখন ইমেইলে সাধারণ 'হাই' লেখাটি এড়িয়ে যান, তখন এটি আপনার পাঠকের উপর খারাপ প্রভাব ফেলে। ইমেইলের ক্ষেত্রে আগে বিনীত হন এবং অভিবাদন জানান। ইমেইল পাঠানোর সময় অনুযায়ী এটি 'শুভ সকাল', 'শুভ সন্ধ্যা' বা এমন কিছু বলতে পারেন। তবে এটি এড়িয়ে চলা মোটেই উচিত নয়।

ধন্যবাদের ব্যাখ্যা দিন

আপনাকে যখন কোনো সহকর্মী সহযোগীতা করে তখন তাকে শুধুমাত্র ধন্যবাদ দেয়া শোভন নয়। বরং তাকে কী কারণে ধন্যবাদ দিলেন সেই বিষয়টিও জানান। এতে করে আপনার কৃতজ্ঞতা প্রকাশ পাবে। এটি সহকর্মীদের প্রতি আপনার সত্যতা প্রকাশ করবে।

ব্যাকরণগত এবং বানান ভুল

বেশিরভাগ মানুষের ইমেইলে সবচেয়ে বেশি যে ভুল থাকে তা হলো ব্যাকরণ ও বানানে ভুল। ভুল ইমেইল পাঠ করা সবার কাছেই বিরক্তিকর। ইমেইলে ব্যাকরণ ও বানান বেশি ভুল থাকলে পাঠক আপনাকে গুরুত্ব দেবে না। এই ভুল এড়িয়ে চলতে ইমেইল বারবার চেক করুন এবং সংশোধন করুন।

পরামর্শ ছাড়াই সমালোচনা

কোনো কাজে তাদের প্রয়াসের দিকে সমালোচনা পূর্ণ মেইল কেউ পড়তে চাইবে না। এমনকি আপনি নিজেও আপনার সমালোচনাকারীকে পছন্দ করবেন না। তবে আপনি যদি সমালোচনামূলক ইমেইলে সঠিক পরামর্শও যুক্ত করেন তাহলে সেটি অর্থবহ হয়ে উঠবে। সুতরাং সমস্যাগুলো দেখিয়ে দেয়ার পাশাপাশি সমাধানকারীও হতে হবে।

ঢাকা টাইমস/০৩আগস্ট/একে